Een foutloze salarisadministratie is cruciaal voor elke ondernemer met personeel. Niet alleen omdat het verplicht is, maar ook omdat het zorgt voor vertrouwen en rust in je organisatie. Of je de loonadministratie nu zelf doet of (gedeeltelijk) uitbesteedt, het is belangrijk dat je weet wat er allemaal bij komt kijken. In dit artikel vind je een handige checklist met alles wat je nodig hebt voor een goede salarisadministratie.
Waarom is een goede salarisadministratie zo belangrijk?
Met een kloppende salarisadministratie voldoe je aan je wettelijke verplichtingen, voorkom je boetes en betaal je je medewerkers correct en op tijd. Bovendien krijg je inzicht in personeelskosten en bouw je vertrouwen op bij je team. Het is dus niet alleen een administratieve taak, maar ook een fundament voor een gezonde bedrijfsvoering.
✔ Checklist salarisadministratie
Hieronder vind je alle zaken die je op orde moet hebben om je salarisadministratie goed in te richten:
1. Gegevens van je medewerkers
- Naam, adres, geboortedatum en BSN
- IBAN en contactgegevens
- Arbeidsovereenkomst (inclusief startdatum en arbeidsduur)
- Verklaring loonheffingen
- Kopie legitimatiebewijs (Geen rijbewijs)
- Eventueel Diploma’s en certificatie
2. Informatie over het dienstverband
- Type contract (vast, tijdelijk, oproep)
- Salarisafspraken (bruto maandloon, uurloon of stukloon)
- Secundaire arbeidsvoorwaarden (zoals reiskostenvergoeding, bonussen of auto van de zaak)
- CAO-afspraken (indien van toepassing)
3. Tijdregistratie en verzuimgegevens
Om lonen correct te berekenen, moet je de gewerkte uren en eventuele afwezigheid (ziekte, vakantie, ouderschapsverlof) goed bijhouden. Dit kan via een urenregistratiesysteem of met Excel.
4. Inloggegevens voor relevante portalen
Zorg dat je toegang hebt tot:
- Het Pensioenfonds
- Stichting SPAWW (indien van toepassing)
- Arbodienst en eventueel het UWV
5. Software of salarisverwerker
Kies je voor een salarispakket of besteed je de administratie uit aan een expert? In beide gevallen moet je zorgen dat alle data actueel, compleet en correct is aangeleverd. Bij Com.pas zorgen we dat alles netjes wordt verwerkt en dat jij altijd inzicht hebt.
6. Aangiftes en rapportages
Vergeet niet:
- Maandelijkse loonaangiften (loonheffing)
- Jaaropgaven voor je medewerkers
- Verplichte pensioenaangiften
- Overzichten voor de boekhouding
Hulp nodig? Laat je salarisadministratie over aan Com.pas
Je hoeft het niet allemaal zelf te doen. Bij Com.pas zorgen we ervoor dat jouw salarisadministratie altijd klopt. We werken met een vast all-in tarief, geven duidelijkheid vooraf en nemen je al het regelwerk uit handen. Zo hou jij tijd over voor je bedrijf, terwijl wij zorgen dat alles tot in de puntjes geregeld is.
Meer weten of starten? Vraag een offerte aan of plan vrijblijvend een kennismakingsgesprek.